CÓMO HACER QUE UNA REUNIÓN SEA PRODUCTIVA
Por Paz Álvarez. Cincodias.com. 12-12.
Pocas empiezan puntuales y con un objetivo claro, lo que acaba generando frustración entre los asistentes. Para que una reunión sea eficaz, quien la convoca debe tener definidas sus habilidades reales de liderazgo. El autor del tratado propone que las reuniones formen parte del feedback de 360 grados para líderes, además de añadir una sección sobre reuniones en la encuesta anual de compromiso de empleados. Esto implica adoptar un liderazgo de servicio y una mentalidad de servidor para maximizar el valor del talento colectivo en una reunión. En cuanto a la duración de este tipo de encuentros, está establecido como norma, aunque todo esto depende del propósito, alcance, historia, modalidad de comunicación y número de asistentes, que el tiempo empleado sea de una hora de duración. Tal es así que cuando se desarrollaron los programas de calendario como Microsoft Outlook, la duración predeterminada de las reuniones era de 60 minutos. Y este tiempo puede llegar a ser contraproducente, en opinión de Rogelberg, que cree que las compañías pueden tener reuniones superrápidas sin sacrificar la efectividad. “Reducir el tiempo no solo ahorra tiempo, también crea una presión positiva para los asistentes, lo que a su vez ayuda a aumentar la concentración y el interés”. Y aconseja que, una vez se estime el tiempo idóneo, para desarrollar los temas a tratar, se debería rebajar entre un 5 y un 10% la duración, ya que esto genera cierto estrés saludable y repercute en el rendimiento, además de promover la concentración y el compromiso con el trabajo. Si la reunión normalmente tiene una duración de 60 minutos conviene reducirla a 50.