¡OTRA REUNIÓN Y ME TIRO POR LA VENTANA! EL EXCESO DE DEBATES Y UNA MALA PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO SON UNA FRECUENTE CAUSA DE INEFICIENCIA.
El País Negocios 4-12.
Según el estudio ‘Cómo gestionamos nuestro tiempo’, de la consultora Workmeter, los profesionales pasan el 24% de su jornada laboral hablando por teléfono, realizando tareas administrativas o reunidos. El 61% de esas reuniones son programadas de antemano y tienen una duración media de 23 minutos, mientras que el 39% restante son encuentros imprevistos que se extienden por espacio de 18 minutos de promedio. Para su presidente y fundador, Joan Pons, “nunca deberíamos emplear más de 30 minutos en una reunión”. Y aunque, puntualiza, siempre puede haber gente que se disperse y las alargue innecesariamente, donde realmente se pierde tiempo es en los preliminares. “La gente llega tarde, el proyector no funciona, al que asiste telemáticamente le falla la conexión… Es casi imposible comenzar la reunión con menos de 15 o 20 minutos de retraso. Si eso lo multiplicas por las cuatro o cinco reuniones que tienen algunos directivos al cabo del día, el tiempo que puede llegar a perderse es enorme”, lamenta. Toda reunión exitosa, agrega, conlleva un trabajo antes, durante y después. “Comienza con la planificación, en la que se marcan los objetivos, el orden del día y se explica a los asistentes por qué se les convoca y qué se espera de ellos. Si hay que discutir acerca de un documento, se les manda con antelación para que puedan estudiarlo previamente”, señala. Durante la reunión, el convocante ejercerá de moderador, “centrando el tema cada vez que haya una desviación y asegurándose de que todo el mundo interviene”. Finalmente, la post-reunión implica “un seguimiento de las tareas asignadas a cada participante y que han quedado explicitadas en el acta”, resume.